Datová schránka byla zavedena v roce 2009 jako nástroj pro efektivní a oficiální komunikaci s orgány veřejné správy. Cílem je usnadnit a zdigitalizovat komunikaci a výměnu dokumentů oficiální cestou. Dokumenty zaslané pomocí datové schránky mají právní váhu, jsou ověřené a považují se za doručené. Dopisy, které Vám do datové schránky přijdou se považují po 10 dnech za doručené, i pokud je nevyzvednete. Je proto velmi důležité datovou schránku vyzvedávat. Je také vhodné si nastavit upozorňující email v případě, že Vám do datové schránky dorazí nová zpráva. Správu datové schránky také můžete svěřit účetní firmě, která se o ni za Vás může starat.
Je důležité zmínit, že zprávy doručené do datové schránky po 90 dnech mizí. Toto omezení lze vyřešit následujícími způsoby:
- Veškeré zprávy budete sami archivovat (soubory typu .p7s lze kdykoliv na poště znovu vytisknout i s doručenkou), pdf verze si ukládat na váš disk, případně si zprávy tisknout a řadit do šanonu.
- Zakoupíte si službu datový trezor a tím budou Vaše zprávy v archivu dostupné i po 90 dnech. Cena pro 100 zpráv je 720 Kč (roční poplatek).
- Svěříte správu datové schránky nám. My pro správu datové schránky využíváme software, který zprávy načítá do naší databáze a máte je kdykoliv k dispozici. Zároveň pomocí datové schránky můžeme efektivně komunikovat s orgány státní správy za Vás a veškeré potřebné úkony zařídit. V případě, že bude potřeba něco z Vaší strany, dáme Vám vědět.
Jaké jsou výhody datové schránky?
- Finanční úspora za poštovné, odeslané zprávy státním institucím nejsou zpoplatněny.
- Časová úspora, jednoduché získání výpisů z registrů, podání žádostí, nemusíte chodit na úřady, téměř vše lze zařídit online.
- Stav daňových účtů online, přihlášení do informačních systémů sociální i finanční správy - můžete sledovat stav svých účtů důchodového a sociálního pojištění, daňových povinností.
- Okamžité odeslání a doručení písemností odkudkoliv a kdykoliv.
- Bezpečnost a důvěryhodnost, komunikace probíhá přes zabezpečený protokol a při ověření identity.
- Prokazatelnost doručení - odeslanou zprávou lehce dokážete, kdy a co jste posílali.
- Poštovní datové zprávy - je možné aktivovat doručování zpráv od bank, pojišťoven, odběratelů, dodavatelů a jakýchkoliv dalších subjektů, kterým také můžete své zprávy zasílat.
Co je to poštovní datová zpráva?
Poštovní datová zpráva je obdobou doporučené poštovní zásilky. Jedná se o prokazatelný způsob komunikace a doručení. Datová zpráva je považována za doručenou již okamžikem přihlášení oprávněné osoby do datové schránky nebo 10. dnem od dodání zprávy.
Poštovní datovou zprávou můžete posílat například faktury, upomínky, smlouvy, objednávky, potvrzení nebo certifikáty. Zkrátka to, u čeho chcete právně prokázat, že jste dokument odeslali v pořádku a včas.
Jaké jsou výhody zprávy poslané pomocí datové schránky?
- výhodnější než doporučené psaní díky nižším cenám
- pohodlnější než dopis díky korespondenci bez obálek, známek a tisku dopisů
- důvěryhodnější než e-mail díky garanci doručení a prokazatelnosti
- bezpečnější než e-mail díky zabezpečenému systému datových schránek
