Duplicitní platby
Duplicitní platba je situace, kdy se peníze za stejnou dodávku zboží nebo služby zaplatí dvakrát. Může nastat například tehdy, když Vám dodavatel pošle fakturu elektronicky a zároveň v papírové formě. Duplicitní platba se může stát třeba i v případě, že jste zboží již uhradili při objednání přes platební terminál dodavatele a podruhé pak na základě přijaté faktury. Tyto duplicitní platby mohou být často v zanedbatelných částkách, takže jejich odhalení je bez speciálních nástrojů téměř nemožné.
Náš speciální NANO Search Tool pomůže odhalit dvakrát uhrazené faktury (tedy duplicitní platby). Provedeme detailní analýzu Vašich účetních záznamů a odhalíme případné přeplatky Vašim dodavatelům.
Příklady nejčastějších duplicitních plateb:
-
stejná faktura uhrazená 2x pod různým variabilním symbolem
-
uhrazení faktury přes EDI a zároveň uhrazení papírové verze
-
uhrazená zálohová faktura a zároveň i daňový doklad
-
faktura zpracovaná na dvou různých dodavatelských účtech
-
dvakrát uhrazená faktura na různé částky nebo měny
-
dvakrát vystavená faktura na stejné zboží nebo službu
Recovery audit Vás nic nestojí, naopak Vám zlepší Váš EBIT
Pracujeme pouze na základě success fee, neúčtujeme žádné dodatečné náklady. V rámci recovery auditu pro Vás najdeme dodatečné výnosy a zároveň identifikujeme slabá místa a pomůžeme Vám zlepšit Vaše procesy.
Duplicitní platby nejčastěji vznikají z následujících důvodů:
- Technické problémy: zpravidla nastávají při používání elektronické výměny faktur (EDI), jako je například selhání nastavení nebo duplicitní odeslání faktury ze strany dodavatele.
- Špatné manuální zadávání informací: jestliže se informace z faktury zadávají ručně, může dojít k překlepu čísla faktury nebo jiných informací, což může způsobit, že se platba provede dvakrát pod různými variabilními symboly.
- Chyby v automatizovaných systémech: občas mohou být duplicitní platby způsobeny chybami v automatizovaných systémech (například selhání software nebo chybně nastavené automatické platby).
- Nesprávné údaje o platbě: jestliže se někdo snaží provést platbu s nesprávnými údaji, jako je například špatné číslo účtu, může dojít k duplicitní platbě. Faktura pak bude uhrazena jak správnému dodavateli, tak i někomu jinému.
- Nesprávné použití platební karty: pokud někdo použije firemní platební kartu k úhradě faktury a její opis je zároveň zaslán na finanční oddělení, může dojít k duplicitní platbě.
Co potřebujeme?
Zabezpečení dat a způsoby spolupráce
Jsme technologická firma a zabezpečení dat je pro nás absolutní prioritou. Veškerá data jsou zpracovávána na vlastních serverech, které jsou v zabezpečeném datovém centru. Pro úvodní spolupráci nabízíme i kompletní onsite řešení včetně uložení veškerých dat v rámci Vaší infrastruktury.
Onsite recovery audit
Veškerá data potřebná pro audit jsou uložená v rámci Vaší infrastruktury, pracujeme kompletně na zařízeních, které dodáte Vy na vyhrazeném místě v rámci Vašich serverů. Nevýhodou je nutnost určité vstupní investice na Vaší straně a nemožnost využití všech dostupných auditních nástrojů.
Auditoři mohou kompletně pracovat z pevných míst na Vaší centrále. Budeme potřebovat uzamykatelnou místnost, případně skříň na počítače.
Offsite recovery audit
Po úvodní diskuzi a projití Vašich systémů si domluvíme, jaká data potřebujeme od Vás exportovat a ty následně přesuneme na naše servery. Náš tým auditorů pak pracuje na našich zařízeních v rámci našeho shared service centra v Brně.
Jako ideální řešení volíme kombinaci onsite a offsite řešení, které kombinuje výhody obou variant.
Záleží však zcela na Vás, pro které řešení se rozhodnete. Často začínáme spolupráci kompletně onsite a po vybudování důvěry hledáme nejvhodnější způsob spolupráce.
Časová náročnost recovery auditu
Jsme tým zkušených odborníků a víme jak a kde hledat. Známe většinu účetních systémů, BI nástrojů a poradíme si prakticky s jakýmikoliv daty. Za posledních 20 let naši kolegové pracovali na nejrůznějších recovery audit projektech.
Od Vás budeme potřebovat úvodní kick off meeting s lidmi z financí, nákupu a IT. Po zajištění přístupu do účetního systému si naši auditoři sami provedou úvodní due diligence. Následně se domluvíme, jaké konkrétní přístupy a data budeme potřebovat a můžeme začít s auditem.
Pracujeme naprosto samostatně s minimálním dopadem na kapacitu Vašich týmů. První nálezy většinou společně validujeme, následně pak můžeme pracovat zcela samostatně. Nejvíce však záleží na tom, jaké budou Vaše požadavky.
Od Vašeho nákupního oddělení pak budeme potřebovat součinnost u případných sporných pohledávek.
Mapa regionů
- Polsko
- Česká republika
- Slovensko
- Rakousko
- Maďarsko
Ostatní služby
Mohlo by vás zajímat
Musíme neustále zvyšovat naši odbornost a sledovat nové legislativní normativy. Buďte v obraze spolu s námi. Naše články vám poradí jak zefektivnit vaše podnikání.
všechny novinky
