Zpracování mezd

Pokud Vás zajímá, jak celkový proces zpracování mezd zrychlit a díky tomu i ušetřit, navštivte prosím naši sekci automatizace mezd.

Součástí naší spolupráce je samozřejmě revize mzdových procesů se snahou o jejich maximální zefektivnění.

Externí zpracování mezd – outsourcing mezd

Potřebujete outsourcing mezd? Zajistíme pro vás externí zpracování mezd. Využijte zkušeností našich odborníku na mzdovou problematiku. Neustále se školíme a známe plně aktuální legislativní požadavky. Umíme efektivně poradit, ušetříme vám čas. Prostřednictvím našich specialistů na zpracování mezd máte jistotu, že mzdy budete mít vždy perfektně zpracované a hlavně v souladu a aktuální legislativou.

Co zahrnuje zpracování mezd?

Odpovídající platové ohodnocení zaměstnanců je základem pro úspěšné fungování firmy. Příjmy ze závislé činnosti (tzn. ze zaměstnání) zdaňuje a odvody provádí zaměstnavatel, přičemž odpovídá za správnost výpočtu a vedení příslušné dokumentace. Firma tedy musí zajistit řádné vedení mzdového účetnictví v souladu s platnou legislativou a pravidelnou výplatu mezd zaměstnancům bez chyb a nesrovnalostí. Vše má většinou na starosti mzdová účetní nebo mzdové oddělení.

Úkoly týkající se mzdové agendy:

• Zpracování mezd a příprava výplat
• Přihlášky/odhlášky zaměstnanců
• Propočet záloh na daň z příjmů fyzických osob a pojistných odvodů
• Vytváření přehledů plateb pojistného ze mzdy
• Podávání povinných hlášení statutárním orgánům
• Vedení dokumentace pro mzdovou agendu vč. podpisů Prohlášení poplatníka
• Vedení mzdových listů
• Vystavování potvrzení o příjmech pro zaměstnance
• Správu srážek ze mzdy a exekucí
• Vystavování evidenčních listů
• Provádění ročního zúčtování daně (uplatnění slev na dani, daňových zvýhodnění a vypořádání daňové povinnosti zaměstnanců)

Zpracování mezd zahrnuje:

• přípravu podkladů z evidence docházky + zadání dalších údajů (mzdových položek- např. odměn)
• výpočet mezd (individuální, dle středisek, pro všechny zaměstnance)
• vytvoření a distribuci výplatních pásek zaměstnancům
• tvorbu příkazů pro banku, příp. souboru k zaúčtování mezd do účetních programů
• vytvoření přehledů pro zaměstnavatele
• celkové nastavení mzdového procesu

Proč zvolit outsourcing mezd?

Často využívanou možností zejména pro menší a střední firmy je externí zpracování mezd specialisty na mzdy na základě předaných účetních dokladů s měsíční periodicitou.

Outsourcing mezd představuje kompletní zpracování mzdové agendy za výhodnou cenu. Externí firma bude respektovat Vaše zvyklosti a zbaví Vás mnoha starostí, které se mzdovou agendou souvisejí. Díky externímu vedení mezd získáte kvalitní a přesnou agendu za kterou ručí certifikovaný odborník a navíc ušetříte čas na jiné vnitropodnikové procesy, kterých není málo.

Výhody externího zpracování mezd:

• Kompletní zpracování mezd
• Úspora nákladů na stálého zaměstnance a větší časová flexibilita
• Snížení administrativní zátěže
• Profesionální zkušenosti a odborné znalosti (zejména díky dlouholeté praxi, sledování aktuální legislativy a pravidelnému proškolování)
• Garance přesnosti, spolehlivosti a kvality
• Hlídání legislativní aktuálnosti
• Záruka včasného zpracování mezd
• Bezpečnost poskytnutých dat a diskrétnost
• Využití profesionálního softwaru
• Individuální přístup
• Komunikace s úřady
• Výstupy na míru pro firemní účtárnu
• Zpracovávání osobních údajů v souladu s pravidly GDPR
• Zautomatizování procesu zpracování mezd

Outsourcing mezd mnohdy zahrnuje také pomoc s nastavením pracovně právních vztahů, s vedením personalistiky, doporučení či poskytnutí docházkového systému nebo spolupráci při jeho zavedení nebo při propojení firemních systémů. Externí zpracovatel mezd se seznámí se specifiky firmy zákazníka a bude k dispozici i v případě specifických problematik týkajících se mzdové agendy. V rámci outsourcingu mezd je samozřejmostí je pomoc při kontrolách z místně příslušných úřadů.

Služba „outsourcing mezd“ je atraktivní pro menší firmy, které často využívají externí účetní firmy, včetně služeb vedení mzdové agendy. Vytížení mzdové účetní v malé firmě by nebylo v rámci měsíce rovnoměrné. V mnoha firmách ovšem samostatnou mzdovou účetní nebo přímo oddělení ani nemají a mzdy zpracovávají pracovníci, kteří mají za úkol i jiné agendy, což může vést k absenci odbornosti a k neaktuálnosti. Je třeba se neustále školit, sledovat nové poznatky v dané oblasti. A to za Vás právě dělá externí mzdový účetní, který ručí za bezchybnost své práce.

Velkým firmám pak pomáhá outsourcing mezd zejména šetřit provozní i personální náklady a snížit administrativní zátěž.

Díky elektronické komunikaci je externí zpracovávání účetnictví a mezd na dálku běžnou službou využívající nejmodernější technologie a zejména služby odborníků v daném oboru. Také se zvyšujícími se nároky na ochranou dat je volba externího zpracovatele zárukou diskrétnosti a profesionality. V tom řada firem taktéž spatřuje výhodu externího zpracování mezd.

Výsledky zpracované specializovanou firmou jsou plnohodnotným podkladem pro management zákazníka a hrají roli i při řízení společnosti. Často může externí zpracovatel mezd přinést na firemní data a procesy nový pohled. Nelze opomenout ani fakt, že outsourcing mezd zajistí klientům správné výstupy a výsledky – riziko chyb a omylů se předáním úkolů mzdové agendy profesionálům výrazně sníží. Samozřejmostí je pojištění odpovědnosti profesionální firmy a garantovaná bezpečnost dat klienta.

Rozsah a podoba poskytovaných služeb v rámci externího zpracování mezd záleží na vzájemné dohodě o spolupráci mezi zadavatelem a zpracovatelem.

Než se rozhodnete využívat outsourcing mezd, měli byste:

• Provést analýzu stávajících nákladů na zpracování mezd ve vaší firmě (aneb vyčíslit náklady na úkoly, které plánujete převést na externího zpracovatele)
• Sepsat veškeré činnosti, které plánujete outsourcovat

Při volbě partnera pro externí zpracování mezd dbejte mimo jiné na dobré reference, na zkušenosti zpracovatele, ale také na jeho technologické vybavení. Výhodou je také širší rozsah služeb, který může zpracovatel firmě poskytnout.

Základem úspěšného outsourcingu (nejen) mezd je vzájemná komunikace a spolupráce, postavená na sdílení a důvěře, což umožní dosáhnout požadované cíle obou obchodních partnerů.

Pokud máte zájem o službu „externí zpracování mezd“ od naší firmy NANO - AUDIT Brno, pak nás neváhejte kdykoliv kontaktovat.